Selectietraject nieuw regio Huisartsen Informatie Systeem (HIS)

Een van de trajecten binnen het HLA programma Digitale Versnelling Huisartsenzorg had als doel te komen tot een toekomstbestendig Huisartsen Informatie Systeem in de regio West-Friesland. Als eerste fase van dit traject is in een aantal maanden een (koploper) groep van praktijken ondersteund met de selectie van een nieuw Huisartsen Informatie Systeem (HIS).

De groep van huisartsenpraktijken met een HIS systeem dat door de leverancier werd uitgefaseerd, had de noodzaak om snel naar een nieuw HIS te migreren. De zorggroep wilde dit proces graag begeleiden en de praktijken hierbij ontzorgen om hiermee tevens kennis en ervaring op te doen voor de toekomst.

Aanpak & uitvoer

Samen met een klein team van vertegenwoordigende huisartsen en een collega huisadviseur is in korte tijd een ‘brutolijst’ opgesteld van mogelijke kandidaat leveranciers, op basis van uit eerdere klantervaring bekende behoeftes en markt mogelijkheden.

Functionele wensen konden door het projectteam bevestigd worden door gebruik te maken van de samengebrachte uitgebreide lijsten van andere zorggroepen en LHV. Hierna werden de aanpak en timing uitgewerkt voor het selectie traject. Binnen een periode van 3 maanden werden alle activiteiten en sessies gepland en afgestemd met alle betrokkenen.

Vital Innovators heeft tevens een uitgebreide en gedetailleerde evaluatie aanpak ontwikkeld. Op basis van markt, regio en individuele praktijk aandachtspunten werden 8 dimensies gedefinieerd waarop men verschillende oplossingen en leveranciers kon vergelijken. Deze dimensies zijn gedetailleerd in onderliggende (concrete) aspecten en evaluatievragen. Middels het principe van een balanced score card resulteerde dit uiteindelijk in een concrete handzame scoring template. Dit werd vervolgens gebruikt door het team en alle praktijk medewerkers tijdens alle stappen in het selectieproces. In verschillende sessies met alle betrokkenen zijn hiermee de demo’s en informatie van leveranciers beoordeeld.

Resultaat

Op basis van de eerste fase evaluatie volgde een shortlist van relevante oplossingen/aanbieders. Daarop is aanvullende informatie opgevraagd van de overgebleven leveranciers op de verschillende dimensies (o.a. pricing, migratie aanpak en architectuur).

Met de evaluatie template kon de input eenvoudig vergeleken worden en na een tweetal vervolg sessies is op basis van finale scoring een keuze gemaakt voor de gewenste oplossing.

Hierna kon het team verder met finale contractbespreking en plannen van de migratie. Deze is uiteindelijk naar tevredenheid afgerond. De kennis van de markt, aanpak en oplossingen zal, samen met de op te doen praktijkervaring, een versnelling geven aan de vervolgfase voor de hele zorggroep.